GO Organizing
praat je bij

Het verbaast mij altijd weer dat mensen het lastig vinden om nee te zeggen en zich laten leiden door de waan van de dag. Terwijl een simpel nee je al een heel eind op weg kan helpen om georganiseerd en efficiënt te werken. 

27-10-2014

Digitaal visitekaartje. Handig of niet?


Papier of digitaal?

Ik heb een digitaal visitekaartje’ roep ik enthousiast, ik haal mijn IPhone tevoorschijn en deel direct mijn gegevens. En ik krijg veel leuke reacties: ‘Wat handig. Georganiseerd zeg,’. Maar helaas zijn niet alle Smartphones gelijk. Het delen van mijn gegevens, gewoon via contacten of met een app, werkt niet op alle Smartphones. De enige optie is dan om vanachter de computer, uit je contactenbestand, nogmaals het visitekaartje te sturen. Niet efficiënt. Helaas is nog geen digitale visitekaarttool ontwikkeld die de massa heeft overtuigd om over te stappen. In de zakenwereld delen we nog maar al te graag ons fysieke statussymbool uit, terwijl we wel dagelijks op Facebook, Twitter en LinkedIn ons digitale visitekaartje afgeven.

Organiseer je visitekaartjes

Je kunt nog zo gedigitaliseerd zijn, wat doe je met al die papieren visitekaartjes? Het visitekaartje is een afspiegeling van je netwerk. Het is dus zaak dat je het goed bewaart en je contacten snel kunt terugvinden. Daarom is het organiseren van je visitekaartjes belangrijk.

Papieren visitekaartjes

Stop het visitekaartjes bij ontvangst op een vaste plek, bijvoorbeeld in je linker jaszak of zijvak van je tas.

Zodra je thuis of op kantoor komt, berg het visitekaartje direct op in je systeem.

Gebruik een overzichtelijk systeem, bijvoorbeeld een visitekaartmapje, een bakje met tabs of de bekende Rolodex.

En wil je je papieren visitekaartje digitaal opbergen? Gebruik dan een visitekaartjesscanner of een visitekaartjesapp.

Denk goed na over de indeling van je kaartjes. Op alfabet naam persoon of bedrijf, op netwerk, op woonplaats of een andere indeling die voor jou werkt en waarbij je de contactpersoon snel kunt terugvinden.

Onderhoud je contactenbestand. Plan bijvoorbeeld tweemaandelijks een uurtje in je agenda om het bestand door te lopen op verouderde contacten, adreswijzigingen of gewijzigde telefoonnummers.

Digitale visitekaartjes

Als je een digitaal visitekaartje ontvangt kun je dit direct in je contactenlijst plaatsen. Digitale visitekaartjes zijn in Outlook in een handomdraai in je contactenbestand te plaatsen, maar ook Gmail en andere mailprogramma’s werken met contactenlijsten.

Digitaal heb je verschillende mogelijkheden om te categoriseren en is het met de zoekfunctie een peulenschilletje om je contactpersoon terug te vinden of te delen met iemand anders binnen je netwerk.

Wees voorbereid: papieren visitekaartjes zijn nog (lang) niet verleden tijd, maar er komt een moment dat ze alleen nog in films worden gebruikt!